Fiscalización de obligaciones legales para la realización de una junta general de socios obligatoria en una cooperativa

Durante los últimos meses se ha observado, de buena forma, una disminución de los plazos de respuesta a cartas y revisión de información contable y legal enviadas por las cooperativas por parte de DAES. No obstante, pasan varios meses desde que la cooperativa hizo el envío de antecedentes y normalmente las respuestas vienen con observaciones.

En nuestro trabajo con las cooperativas hemos visto la necesidad de recordar algunos aspectos generales normativos básicos que pueden ayudarlas a solucionar gran parte de las observaciones recibidas.

Obligación de las cooperativas de remisión anual de información a DAES

La Ley General de Cooperativas establece que todos los años las cooperativas deben realizar una Junta General de Socios Obligatoria (JGS) el primer semestre de cada año. Dentro de los 20 días siguientes a su realización, deben remitir a DAES los siguientes documentos:

• Acta de la JGS obligatoria.
• Formalidades de convocatoria.
• Ficha de datos, formulario disponible en el sitio web de DAES.
• Acta de la sesión constitutiva del Consejo de Administración, si corresponde.

Acta de la JGS

Esta debe dar cuenta de las materias tratadas en la reunión y los acuerdos alcanzados. Es obligatorio en esta instancia dejar constancia a lo menos del tratamiento y definición por parte de la asamblea de socios de las siguientes materias:

• El examen de la situación de la cooperativa.
• La presentación del informe de las Juntas de Vigilancia o Revisor de Cuentas, junto con el de auditores externos en caso de que corresponda.
• Presentación de la memoria, del balance, de los estados y demostraciones financieras presentadas para su aprobación o rechazo.
• La presentación de la distribución de los remanentes y excedentes de cada ejercicio en el caso de que existan; y en el caso de haber pérdidas, el acuerdo de la asamblea para absorberlas con la reserva legal.
• La elección o revocación de los miembros del Consejo de Administración o Gerente Administrador, de los de la Junta de Vigilancia o el Revisor de Cuentas, de los liquidadores. Todo, en el caso que corresponda.
• Elección de 3 socios para la firma del acta de la JGS.

El acta de la JGS debe ser firmada por el presidente y secretario del Consejo de Administración, o el Gerente Administrador, además de 3 socios elegidos en la JGS respectiva en su representación.

Formalidades de convocatoria

Es frecuente encontrar errores en la convocatoria a la JGS. Es importante respetar los plazos establecidos y los medios de citación permitidos. Se debe considerar para la citación:

• La citación debe ser remitida por correo simple o por correo electrónico, a lo menos 15 días antes de su celebración.
• Debe contener la fecha, hora y lugar de celebración de la junta, indicando que es la JG obligatoria.
• Contener una síntesis de las materias a tratar, a lo menos las indicadas en el punto anterior.
• El procedimiento de presentación de los poderes para asistir y votar en la JGS en representación de un socio, si correspondiere.
• A la citación se deberá adjuntar una copia del balance clasificado.

La citación a la junta además deberá publicarse en un aviso en un medio de comunicación social, con una anticipación de no más de 15 días ni menos de 5 días, antes de la fecha en que se realice la JGS.

Se deben tener los registros que den cuenta del cumplimiento de los puntos anteriores, dado que deben ser enviados posteriormente a DAES. Para la acreditación del cumplimiento del aviso de citación, bastará una copia de la publicación respectiva, o un certificado del director del medio de comunicación social indicando los días, horas, texto del aviso y alcance de las comunas y/o localidades donde fue emitido.

Donde no exista oficina de correos, la propia cooperativa podrá entregar las citaciones, para lo cual deberá dejar registro en una hoja de control o libro de entrega. En este documento deberá dejarse constancia de la dirección en que se hace la entrega, el nombre de la persona adulta que recibe y su firma.

Ficha de datos

La ficha en referencia se puede descargar en la página web de DAES y debe ser completada con la información referida a la JGS realizada y el año del ejercicio informado. Esta ficha debe ser firmada por el presidente y el Gerente General de la cooperativa o el Gerente Administrador.

Acta de la sesión constitutiva del Consejo de Administración

Cuando corresponda la elección de nuevos consejeros o de los miembros de la comisión liquidadora, se deberá realizar una sesión constitutiva del Consejo de Administración (CA), con la finalidad de definir o ratificar los cargos, además de ratificar o nombrar al Gerente General de la cooperativa. Este documento es registrado en DAES para identificar al presidente, vicepresidente, secretarios, consejeros y Gerente General de la cooperativa.

Es recomendable realizar todos los años esta sesión constitutiva, aunque no hayan existido elecciones de consejeros, a objeto de ratificar a sus miembros en sus cargos dentro del CA, así como al Gerente General.

Se recomienda que en esta sesión además queden definidos los poderes de representación y sus alcances. Para este efecto, el acta se reduce a escritura pública y se inscribe en el registro de comercio donde se haya inscrito la cooperativa.

En el caso de las cooperativas con Administración Simplificada, los poderes de representación y facultades del Gerente Administrador deben quedar establecidos en el acta de la JGS en la cual fue nombrado.

Recomendaciones

Es muy importante que los consejeros y el Gerente General o Gerente Administrador conozcan no sólo la Ley General de Cooperativas y su Reglamento, sino que también sus estatutos, junto con las Resoluciones Administrativas Exentas que emite DAES.

Al igual que el CA, se debe constituir con tiempo la Junta de Vigilancia, a objeto que cumpla su función y pueda desarrollar el informe que debe ser conocido en la JGS respectiva.

En Vive Asociativo hemos apoyado a muchas cooperativas para la correcta realización de una JGS, así como para dar respuesta a observaciones y requerimientos efectuados por parte de DAES.